Stanowisko ds. archiwisty zakładowego

Stanowisko ds. Archiwisty Zakładowego

mgr Monika Stępień
Pokój Nr 9
tel. (56) 677-09-16

Do zadań archiwisty zakładowego należą sprawy dotyczące prowadzenia archiwum zakładowego Urzędu Gminy Stolno na zasadach określonych w instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w/s instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67) w szczególności do zadań archiwisty zakładowego należą zadania określone w § 5 cytowanej wyżej instrukcji archiwalnej a mianowicie:

1) przejmowanie dokumentacji:
a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych / samodzielnych stanowisk pracy,
b)niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
c)  na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,
2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
5)  udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
6)  wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób zdarzeń czy problemów,
8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych,
12)  prowadzenie składnicy akt.