Stanowisko do spraw administracyjno - gospodarczych

Stanowisko do spraw administracyjno - gospodarczych
Anna Michalska
Pokój Nr 6
tel. (56) 677-09-00
e-mail: sekretariat@stolno.com.pl
www.stolno.com.pl

Zakres czynności / kompetencje:

1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2) prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
3) prowadzenie ewidencji oraz nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych (z wyjątkiem okrągłych pieczęci urzędowych),
4) organizowanie kontaktów interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski do Wójta Gminy Stolno,
5) organizowanie kontaktów interesantów z Wójtem lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów lub samodzielnych stanowisk pracy,
6) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych dla pracowników Urzędu Gminy Stolno,
7) prowadzenie spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem centrali telefonicznej, kserokopiarki, faksu i innych urządzeń biurowych będących w dyspozycji urzędu a znajdujących się w sekretariacie urzędu,
8) prowadzenie biblioteki zakładowej oraz jej uzupełnianie o zasoby niezbędne do funkcjonowania urzędu,
9) prowadzenie sekretariatu Urzędu i Wójta;
10) realizacja zarządzenia Nr 101/2013 Wójta Gminy Stolno z dnia 31.12.2013 r. w/s ustalenia zasad wynajmu sali narad w budynku gminnego ośrodka kultury, opieki społecznej i administracji oraz prowadzenie kalendarza wynajmu Sali narad,
11) zaopatrywanie urzędu w materiały biurowe oraz kancelaryjne i środki czystości, w tym magazynowanie i wydawania materiałów biurowych i kancelaryjnych oraz środków czystości.
12) wykonywanie innych czynności zleconych przez bezpośredniego przełożonego, którym jest Sekretarz Gminy oraz przez Kierownika Urzędu Gminy Stolno - Wójta Gminy Stolno.
13) realizacja zadań sekretariatu urzędu oraz punktu kancelaryjnego określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów  z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.) oraz przepisach wewnętrznych wydanych przez Wójta Gminy Stolno w szczególności w: Zarządzeniu Nr 1/2014 z dnia 02.01.2014 r. z późn.zm. w sprawie Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Urzędzie Gminy Stolno; w zarządzeniu Nr 128/2019 z dnia 11.12.2019 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji  dotyczącej zasad obsługi informatycznych nośników danych  lub danych przekazanych drogą elektroniczną oraz zasady wykorzystywania kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz w zarządzeniu nr 127/2019 z dnia 11.12.2019 r. w sprawie  ustalenia szczegółowych zasad wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym oznaczeń pism stanowiących znak sprawy oraz skrótów stosowanych przy dekretowaniu pism.